Comment rédiger une définition de fonction
Le plan type décrit ci-dessus s'applique à toute entreprise, quelle que soit sa taille, son secteur, son activité et sa forme e juridique. C’est une définition générale que chacun doit adapter, affiner, et personnaliser.
Les fonctions générales
La description des fonctions générales synthétise, pour la personne concernée et sous forme d'objectifs globaux, les attributions principales. Celles-ci affirment le rôle que doit remplir en permanence le collaborateur.
Les attributions et responsabilités permanentes
La définition des attributions et des responsabilités permanentes permet de préciser l'étendue du pouvoir qu'il confère au collaborateur.
Toute attribution déléguée au collaborateur implique pour celui-ci la responsabilité de l'exercer. Cette démarche entraîne pour le chef d'entreprise la mise en de délégation et exercice d’un contrôle.
La précision de la délégation formulée dans la définition de fonction conditionne en grande partie la plus ou moins grande fréquence de conflits potentiels.
Les rapports hiérarchiques et les liens fonctionnels
- rapports hiérarchiques vers le niveau supérieur,
- rapports hiérarchiques vers les niveaux inférieurs,
- liens fonctionnels
Les liaisons hiérarchiques sont définies dès qu'il y a au moins deux niveaux de hiérarchie. Dans le cas ou tous les collaborateurs dépendent du chef d'entreprise, la description de celles-ci s'avère inutile.
Les liens fonctionnels sont créés par le fait d'avoir de l'autorité sur des activités. De telles relations apparaissent dans l'entreprise dès lors qu'elle fait appel à des spécialistes. Ces relations peuvent doubler ou croiser des liens hiérarchiques.
Les domaines et limites de responsabilité
- vis-à-vis du personnel
- concernant les méthodes et les procédures
- concernant les budgets
- concernant le matériel
Les domaines de responsabilité viennent compléter la délégation des attributions.
La réception et le transfert d'informations
- reçoit des informations de telle personne ou tel service,
- transmet des informations à telle personne ou à tel service,
- se réunit avec ....
Ces données sont intéressantes pour définir le fonctionnement journalier du système d'informations dans l'entreprise.
Les critères de performances
Ce sont les éléments qui permettent au chef d'entreprise et au collaborateur de savoir comment le travail est jugé. Cette démarche est source d'objectivité ultérieure dans les rapports entre les deux.